Juhlia suunnittelemassa

On taas se aika vuodesta, kun kutsun koolle joitakin naisystäviäni viettämään yhdessä kesäisiä teekutsuja.
Ennen kuin menen teekutsujen yksityiskohtiin ajattelin, että olisi kiva jakaa teidän kanssanne niin sanottu to-do-lista, joka on minulla käytössä useimpia juhlia suunnitellessani.

Vielä ennen to-do-listaa on syytä miettiä kenelle, miksi ja mitä järjestät. Ketä kutsut ja miten. Ajankohta ja tapahtumapaikka/-tila. Teema sekä budjetti. Nämä kohdat luovat puitteet juhlien järjestämiselle ja helpottavat omaa ajatuksenkulkua koko juhlien järjestämisen ajan. Tätä vaihetta kutsuisin suunnitteluvaiheeksi.

Esimerkkinä nyt vaikka tulevat teekutsuni: järjestän kutsut samalla alalla työskenteleville ystävilleni, jotta voisimme luoda uusia tuttavuuksia toisistamme ja verkostoitua ja ehkä jopa luoda uusia ystävyyssuhteita. Olen aikanaan päätynyt teekutsuihin tapahtumatyyppinä, sillä kesällä saamme nauttia usein hyvästä säästä ja harvoin on mitään juhlia tai menoja päiväsaikaan, vaikka ihmiset lomailevatkin. Ympäri vuoden järjestetään aina iltajuhlia ja -tapahtumia, joten nyt löytyi sopiva rako päiväjuhlille ja teekutsujen järjestämiseen.
Kutsut olen lähettänyt viime ja tänä vuonna Facebookin kautta noin kuukautta ennen juhlaa, sillä se on tehokkain tapa yhdistää ihmiset ja päivittää juhlien tietoja kutsutuille. Toki harkitsin tänä vuonna ihan paperisten kutsujen lähettämistä, olisivathan ne tyylikkäämmät, mutta totesin osoitteiden metsästämisen yli kymmeneltä kutsutulta olevan turhan työläs projekti.
Ajankohdaksi teekutsuille valikoitui tosiaan myöhäinen iltapäivä, noin kello neljästä eteenpäin, jolloin vielä voidaan tarjota perinteikäs Afternoon tea, kuten Englannissa on tapana. Olen myös lukenut, että Afternoon tea on usein juuri naisten sosiaalinen tapahtuma, joten sehän sopii kuin nenä päähän näitä juhlia ajatellen!
Teemaa en ole rajannut mitenkään kovin tarkasti. Tarkoituksena on käyttää mummuni ja äitini vanhoja posliinisia teeastiastoja ja niihin sopivia hempeitä sävyjä koristelussa sekä kukissa. Teekutsut eivät vaadi ihan älyttömiä budjetilta, erityisesti siksi, koska ne voidaan järjestää kotona. Eniten rahaa tulee kulumaan ruokakaupassa ja kukkakaupassa, mikäli luonnonkukkiin ei ole turvautuminen, viimeksi ainakin minulla oli aivan upea kimppu kerättynä läheiseltä niityltä!

Käytyäni läpi juhlien järjestämisen perusasiat, on aika siirtyä to-do-listan pariin, suunnittelusta tekoihin siis:

  • Ihan ensimmäiseksi on syytä raapustaa järjestelyiden aikataulu ja mahdollinen työnjako (esim. järjestät juhlat ystäväsi, puolisosi, siskosi tai vaikka äitisi kanssa).
  • Avaa Pinterest. Ainakin viimeistään tässä vaiheessa, ellei jo suunnitteluvaiheessa. Pinterestistä löytyy loputtomasta hyviä ideoita ja vinkkejä esimerkiksi koristeluun ja tarjoiluihin.
  • Tilankäytön suunnittelu. Ovatko tarjottavat pöydässä vai onko mahdollista järjestää erillinen buffet-pöytä? Onko tarjottavien (ruokien ja juomien) säilytykselle tarpeeksi tilaa ? Onko suunnitteilla jotain ohjelmaa, joka vaatii oman tilansa (esim. photobooth)?
  • Vaatesäilytyksen järjestäminen vieraille (tilan tekeminen naulakkoon sekä ylimääräisten henkareiden varaaminen).

  • Mikäli kyseessä on isot pippalot, kuten vaikka häät tai yo-juhlat, on hyvä miettiä esimerkiksi av-laitteiden saatavuutta, erityisesti jos juhlapaikka on jossain muualla kuin kotona.
  • Isoissa juhlissa tulee myös ajatella juhlien kulkua ja sujuvuutta ja niitä helpottamaan tarvitaan talkoolaisia, avustajia ja tarjoilijoita.
  • Mikäli juhlissa on tarkoitus olla ohjelmaa, niin tässä vaiheessa on hyvä järjestellä juhlien aikataulu ja ohjelman raamit. On myös hyvä olla pari ässää hihassa, mikäli jokin juttu on mahdotonta järjestää esimerkiksi sään vaikuttaessa tai sairastapauksen vuoksi. Tähän samaan kohtaan mainitsisin myöskin jatkopaikan järjestämisen. On paljon mukavampaa, mikäli juhlien järjestäjä on ennakkoon järjestänyt juhlilleen jatkopaikan, mikäli sellaiselle on tarvetta, kuin että alettaisiin juhlissa tekemään gallupia siitä mihin mennään. Yleensä se aiheuttaa vain sen, että juhlijat jakautuvat ja juhlamielikin saattaa siten hiipua.

  • Yksi oleellinen elementti juhlien koristeluissa, joka kuitenkin usein jää vähälle ajattelulle, on valaistus. Mikäli kyseessä on päivätapahtuma on käytössä usein luonnonvaloa, mutta aina iltaa kohden tai talvikaudella, tulee miettiä tarkemmin, että miten juhlien valaistus on riittävä ja kuitenkin tunnelmallinen.
  • Musiikki. Ovatko juhlat luonteeltaan sellaiset, että tilaan sopisi jonkinlainen taustamusiikki tai jopa ihan musiikkiesitys? Vaikka päätyisikin live-musiikin sijaan soittamaan musiikkia suoraan laitteista, on syytä miettiä soittolistaa valmiiksi, sillä juhlien aikana musiikin kanssa sählääminen aiheuttaa turhaa stressiä ja häslinkiä.
  • Juhlahankinnat: tarjoilut, vieraslahjat (kilpailujen palkinnot yms.), vieraskirja, koristeet, kalusteet, astiat.

  • Juhlavieraiden pysäköintimahdollisuuksien selvittäminen. Jos kyseessä on juhla, jonne odottaa paljon autokuskeja, on ajattelevaista selvittää ja jakaa tieto parkkipaikoista juhlavieraille etukäteen, eikä siinä vaiheessa, kun he saapuvat paikalle.
  • Yksi oleellinen järjestelykysymys on juhlien jätehuolto, voivatko vieraat itse aktiivisesti korjata jälkensä, esim. pullot tai kertakäyttöastiat ja servietit pois juhlien tieltä niiden ollessa käyttämättömiä.
  • Varmasti kaikille tärkeä, mutta usein vähälle jäävä asia on juhlien taltioiminen. Monet vieraat nykypäivänä päivittävät ahkerasti Instagramia tai Snapchattia, mutta mikäli juhlien järjestäjä haluaa varmemmin muistoja juhlistaan, on syytä kaivaa kamera esiin ja valtuuttaa joku avulias vieras tai avustaja kamerahommiin. Yksi hyvä vinkki kuvien saamikseksi yhteen paikkaan, on pyytää kaikkia Instan päivittäjiä julkaisemaan keksimäsi hastagin alle juhlakuvia.
  • Tärkeää on myös pyytää vieraita vastaamaan kutsuun tarpeeksi ajoissa, jotta sinä saat järjestettyä juhlat mahdollisimman stressittömästi.

  • Muista myös suunnitella oma juhlapukeutumisesi ajoissa, jotta itse juhlapäivänä on helppoa vain sujahtaa asuun, kun hommia riittää toisaalla!

+ Lopuksi vielä kiitokset vieraille (ja mahdollisille esiintyjille) osallistumisesta juhlaan.
+ Voi olla myös hyödyllistä varoittaa mahdollisia naapureita juhlista, erityisesti jos kyseessä on isot ja myöhään menevät juhlat!

Kuten huomaatte, juhlien järjestäminen ei ole yksinkertaista, tuohon listaan voisi lisätä vielä ainakin kymmenen kohtaa lisää ja aina kutsuttujen lukumäärän noustessa myös juhlien työmäärä (ja budjetti) kasvaa. Itse kuitenkin nautin juhlien ja tapahtumien järjestämisestä ja vuosien saatossa olen oppinut itselleni parhaimmat kikat ja mahdollisimman stressittömän tavan järjestää kutsuja.

Teekutsuni ovat noin kahden viikon päästä, Juhannuksen jälkeen, joten pian tässä alkaa niin sanotusti se aktiivinen vaihe, jolloin alan käymään yllämainittuja yksityiskohtia läpi ja suunnittelemaan tarjoiltavia. Sen osaan ainakin kertoa, että ainakin teetä ja skumppaa (niille onnekkaille, jotka sitä voivat kilistellä) on tarjolla! 🙂

Tämän postauksen kuvituksena on viimevuotisten teekutsujen tarjoilut, saa nähdä mitä tällä kertaa saan pöydän koreaksi!

Herkullista viikonlopun alkua,

xx María

Advertisements

jätä kommentti

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.